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| 27/06/2008
Les coulisses de l'organisation d'un event
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L'exemple de l'agence Like That
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| D'un event, on en voit souvent que les images, les résultats et les faits d'armes des riders. Mais pour que tout ceci soit réussi, il y a en amont un gros travail d'organisation. On a eu envie de vous faire découvrir toute cette logistique et de vous emmener dans les coulisses d'une boîte d'évènementiel. L'un des meilleurs exemples est très certainement l'agence Like That, qui s'occupe du Mondial du Snow et de celui du ski, ainsi que du Kumi Yama. Rencontre avec Gaylord Pedretti, son créateur. |
Rencontre avec Gaylord Pedretti, son créateur.
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| Salut Gaylord, tu as créé Like That, ton « event agency » il y a un an environ... Pourquoi et comment ? |
Après avoir travaillé quatre ans au service événementiel de Deux Alpes Loisirs, je voulais passer à autre chose. J'ai ainsi souhaité créer mon agence d'événementiel tout en restant spécialisé dans les sports de glisse avec comme projet de développer des événements en ville pour toucher le grand public et passer à un cap supérieur. Je ne suis pas très éloigné des montagnes, puisque mes bureaux sont à Annecy. Ça me permet aussi d'être proche des nombreuses marques qui y sont localisées. Et je reste malgré tout en charge des événements pour les 2 Alpes. C'est une chance, que m'offrent le PDG et la directrice marketing. Ils continuent de me faire confiance et je vais donc pouvoir continuer à organiser le Mondial du Snowboard et le Mondial du Ski. Ils me donnent également la possibilité de créer de nouveaux événements. J'ai fait mes armes aux 2 Alpes où j'ai bénéficié d'une expérience très enrichissante... Je suis donc satisfait de continuer ma route aux côtés des personnes qui m'ont formé. J'ai toujours aimé les défis et me fixer de nouveaux objectifs. Celui-ci me tient particulièrement à cœur. Mon assistante Nathalie Gros-Bonnivard m'a suivi dans cette nouvelle aventure « Like That » et je m'entoure régulièrement des graphistes avec qui j'ai fait mes débuts : le crew A33, Moses, Fafa pour la partie vidéo...
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| Quel est ton rôle exact dans la boîte ? |
Au sens juridique, je suis le créateur et gérant. Sinon, mon rôle est aussi d'imaginer des concepts d'événements, les proposer, les préparer, les organiser... Répondre aux attentes des clients et surtout trouver des clients ! L'agence propose des events clés en mains, donc nous organisons les événements de A à Z, ce qui remplit bien mes journées. Je me dois aussi d'être sur pas mal d'événements, de salons et pas seulement dans l'univers de la glisse. Mon travail consiste aussi à faire connaître l'agence et par là même à gérer la communication. C'est une partie à laquelle j'attache beaucoup d'importance. Ça passe par l'identité visuelle de Like That, la déclinaison graphique du logo, la création de supports de com, la communication auprès des médias, l'envoi de mailings... En ce moment, je suis en train de m'occuper de la future mise en ligne du site web de l'agence en rassemblant du contenu, commandant des vidéos « sur mesure » à notre prestataire qui fait nos prod internes (We Love Prod.), écrivant les textes et le cahier des charges au webmaster, définissant la structure du site, réfléchir sur le design...
Le gros du travail de l'agence se déroule pour les 2 Alpes (on organise le Kumi Yama, le Mondial du Snowboard et le Mondial du Ski) mais on a déjà eu l'occasion de travailler dans l'hiver pour sports-hiver.com et Mc Donald's.
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| Quelles sont les grandes lignes de l'organisation d'un event comme le Kumi Yama par exemple? |
En fait, les 2 Alpes nous ont demandé d’imaginer un nouvel événement pour le début de l’été. On leur a donc proposé le concept et le thème de cet événement. J’avais très envie de décliner un événement autour du Japon. La station nous a fait une nouvelle fois confiance et nous a donné le feu vert. Après leur avoir soumis le nom et les dates, on s’est chargé de l’identité visuelle de l’événement avec la création de l’affiche (en collaboration avec Audience 33). Il a fallu trouver des partenaires, s’occuper de la communication au sens large du terme, construire le programme et le site, lancer des commandes et « driver » les prestataires. C’est aussi à nous d’inviter les pros-riders, de trouver de la déco sur le thème japonais et de préparer le concours photos. Nous travaillons en collaboration avec le service presse des 2 Alpes, mais aussi avec l’équipe du snowpark notamment pour toute la partie sécurité, et pour l’installation d’un module spécial que nous avons fait fabriquer tout spécialement (le Torii Jib) …
On doit avoir un œil sur tout !
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| Et pendant l'event quel est ton rôle ? Tout chapeauter ? ! |
Comme tu le dis si bien, c'est de tout chapeauter. Ça consiste à résoudre les aléas de dernière minute, « driver » mes équipes, vérifier que tout se déroule comme on l'avait prévu, briffer les riders, répondre aux questions des journalistes, prendre « soin » des partenaires et répondre à leur attente... Les derniers préparatifs et l'événement en lui-même, défilent souvent à 200 Km/h, donc il ne faut surtout pas être stressé et savoir trouver des solutions de rempli...
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| Pour un event aussi fat que le Mondial, ce doit être encore différent j'imagine ? |
Oui, c’est une toute autre échelle. La préparation se fait au moins 8 mois à l’avance. Il faut savoir passer d’un dossier à un autre, être touche à tout. La préparation de ces deux événements se fait en petit comité, mais quelques jours avant et pendant, nous avons beaucoup de staff. Et puis on travaille en étroite collaboration avec les Deux Alpes pour tout ce qui est logistique. Mais quand tu es bien entouré et que tu fais confiance aux personnes avec lesquelles tu travailles, tu avances sereinement. Ca aide !
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| As-tu déjà une idée de ce que va être le Mondial du Snowboard en 2008 ? Et celui du ski ?? |
Oh que oui... On a déjà bien avancé. Mais si vous le voulez bien, je vous en dis plus d'ici quelques jours et vous réserve quelques exclusivités...
Les dates :
Mondial du Freeski : 25 & 26 octobre 2008 (Le « nom » ne sera pas le seul changement, loin de là. Les marques à l'esprit "core" -les "petites" marques- seront à l'honneur)
Mondial du Snowboard : 31 octobre au 2 novembre 2008
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| Quelles idées d'events as-tu déjà pour l'hiver à venir, ou même l'été prochain? On parle aussi d'un retour du Taravana en 2010 pour une ultime édition? |
J'ai un projet d'événement à Serre Chevalier qui me tient forcément à cœur (j'en suis originaire) et j'espère pouvoir prendre du temps cet été pour travailler dessus. Nous n'avons pas encore fixé de date, mais il s'oriente sur les différentes disciplines du ski et s'axera autour d'un format de compétition inédit. C'est un gros chantier et j'espère que cet événement en surprendra plus d'un. Sinon, j'aimerais pouvoir créer un événement cross-over à Annecy et j'ai déjà griffonné plusieurs idées sur mon bloc-notes. A suivre... J'ai également un projet tout écrit pour Lolo Favre que j'aimerais mettre en œuvre. A bon entendeur !
Quant à l'été prochain, on prévoit déjà la deuxième édition du Kumi Yama avec cette fois-ci la présence de la scène freestyle du Japon qui a de très très bons riders dans ses rangs. En ce qui concerne le Taravana Freestyle, je peux vous annoncer officiellement qu'une ultime édition se prépare pour juillet 2010 aux 2 Alpes. Je reviens de Tahiti où j'étais chez Gary Zebrowski pour préparer tout ça. On a rencontré les différents partenaires du Taravana là-bas, comme Air Tahiti Nui, le GIE Tahiti Tourisme, Tahiti Pearl Market, Hinano... Tous vont nous suivre plus que jamais, ce qui va nous permettre de passer un cap au-dessus.
Sans mettre la pression sur les épaules de Gary, s'il décroche une médaille aux J.O. de Vancouver on se réserve même de faire tomber la neige sur Papeete. C'est le tout premier événement que j'ai organisé pour les 2 Alpes et l'organiser avec Gary que je connais depuis plusieurs années me motive encore plus... donc pour 2010 je compte bien mettre les bouchée doubles !
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Propos recueillis par Lucy PALTZ
Copyright photos : Nico Lafay
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